Stratejik Yönetim Danışmanı Canan Duman: Afetlerin markalar ve çalışanlar üzerindeki etkileri

Günümüzde yaşanan afetler işgücü piyasalarını, farklı şekillerde fakat derinden etkilemeye başladı. Afetler, insani maliyetin yanı sıra oluşturduğu büyük maddi hasarla işletmeleri ciddi şekilde sekteye uğratmaya başladı. Bu nedenle afet tehdidi gerçekleşmeden bir plan oluşturmak önemli hale geldi.

Deprem kadar iklim değişikliği de gezegenimiz için ciddi bir tehdit. Son yıllarda iklim olaylarının (kuraklık, sel, orman yangınları, fırtınalar, sıcaklık artışı, vb.) sayısında ve yoğunluğunda bir artış görüyoruz. Bu değişiklikler öngörülmediği takdirde, farklı sektörlerdeki birçok çalışan üzerinde çarpıcı etkilere sahip olacak. Çünkü iş dünyası, doğal çevre ile yakından ilişkilidir. İklim değişikliği, ekosistemi tehdit ettikçe bu sisteme bağlı işleri tehlikeye atmaktadır.

AFETLERE MARKALARIN BAKIŞI

Bunun için şirketlerin hazırlık yapması önemlidir. Pek çok şirket, acil durum ve afet planlamasını yalnızca risk yönetimi ve güvenlik uzmanlarının bir işlevi olarak görse de insan kaynakları yönetimi, personel ve iş gücü planlaması, eğitim, yeniden yapılanma, herhangi bir afet veya acil durumun planlanmasında kilit bir rol oynar. Değişen ihtiyaçları ve öncelikleri karşılamak için. Ne yazık ki dünyanın her yerindeki birçok işletme, afetlere uygun şekilde hazırlanmama hatasına düşer ve maliyetli sonuçlara katlanmak zorunda kalır.

ALINMASI GEREKEN TEDBİRLER

Bir Acil Durum Planı Oluşturmalı: Oysa bir risk değerlendirmesi yaptıktan sonra acil durum planı hazırlanmalıdır. Afetle birlikte hem saha içinde hem de saha dışında çalışanlara sorumlulukların nasıl devredileceği belirlenmeli, acil durum kitleri önceden hazırlanmalı, binanın içinde nerede saklandığını bilen kişiler tespit edilmeli, bir afet sırasında ve sonrasında personelle iletişime geçme planı oluşturulmalıdır.

İlk yardım ve afet bilinci oluşturulması konusunda personel eğitimi sağlanmalı, tüm işletmeler kendi arama-kurtarma ekiplerini oluşturmalı, gerekli olacak güvenlik ekipmanlarını önceden sağlamalıdır. Çünkü eğitim, bir doğal afet meydana geldiğinde çalışanların kendilerini daha güvende hissetmelerine yardımcı olur ve ofisteki kaos ve korku düzeyini azaltır.

Afetin çalışma saatleri içinde gerçekleşmesi halinde binanın nasıl güvenli bir şekilde tahliye edileceği, güvenli buluşma yerlerine yönlendiren toplantı noktaları üzerine çalışılmalı, önceden deprem tatbikatı yapılmalıdır. Deprem anında, özellikle güvenlik bölgeleri ve tahliye/dolaşım yollarında, kaza oluşturabilecek veya insanların yaralanmasına neden olabilecek tüm koşulların düzeltilmesi ve/veya ortadan kaldırılması gerekmektedir. Aslında, acil durum planı bir sağlık ve güvenlik gerekliliğidir. Doğal afetlerin öngörülemez doğası göz önüne alındığında, acil durumlar için önceden planlama yapmak en iyi uygulamadır. Deprem tatbikatları yılda en az bir kez yapılmalıdır.

Uzaktan Çalışmaya Geçiş: İşyerleri hasar nedeniyle müsait değilse, onarımlar sırasında çalışanların evden veya farklı bir yerden çalışmasına izin verilmelidir.

Önemli Verileri Yedeklemeli: İşletmeler, bir afet olasılığına karşın önemli evraklarını güvenle saklamalıdır. İşyeri dışında bir yerde kopyalarını tutmalıdır. Banka hesap özetleri, sigorta poliçeleri, tedarikçi ve nakliye irtibat listeleri, çalışan bilgileri, bilgisayar yedekleri ve diğer belgelerin kopyalarını bulutta saklamalıdır. Bu, şirketlere nerede olurlarsa olsunlar bilgilere erişmelerini sağlayacaktır.

Bir Sigorta Şirketiyle Görüşmeli: Her şirket bir felaket durumunda kaybını azaltmak için sigorta yaptırmalıdır. Deprem ya da başka bir afet anında hangi sigortanın sağlanacağını ve şirketin nelere ihtiyacı olduğunu öğrenmek için mevcut sigorta poliçesi incelenmelidir. Eksikler varsa mevcut poliçenin limitlerine bakılmalı ve daha kapsamlı bir hale getirilmesi sağlanmalıdır.

Afet Fonu Ayırmalı: Şirketler, pandemide de deneyim ettiği gibi afet gerçekleşmeden önce gelir edememe durumuna karşılık olarak bir kenara bir afet fonu ayırmalıdır.

Doğal Afetlerde Çalışan Hakları: İşverenler, çalışanların afet sırasında ve sonrasında yönetmek zorunda kalabilecekleri çeşitli çalışan hakları üzerine çalışmalıdır. Afetten sonra izin hakları, ödeme koşulları, sağlık ve güvenlik nedenleriyle çalışmayı reddetme hakkı gibi… Çünkü çalışanların afetle birlikte yolların kapanması nedeniyle işyerine ulaşamaması, hasta veya yaralı olması, çalışanın bakmakla yükümlü olduğu kişinin hasta veya yaralı olması, vb. durumlarda işveren ödeme yapılıp yapmayacağını belirlemek için iş sözleşmelerine veya işyeri politikalarına başvurmalıdır. İş sözleşmelerinde bu kapsam yoksa eklenmelidir.

İş Sağlığı ve Güvenliği İdaresi Kurulmalı: Bir depreme hazırlıklı olmak ve hızlı bir şekilde müdahale etmek için şirketler bünyelerinde “iş sağlığı ve güvenliği idaresi” kurulmasını gündeme almalıdır.

Afet Yönetimi ve Kriz Yönetimi: Afetler krizlere sebep olan temel unsurlardandır fakat her afet, krize sebep olmayabilir. Krizin meydana gelebilmesi için afetin toplumsal hayatı etkilemesi, can ve mal kaybına sebebiyet vermesi gerekir. Afetin büyüklüğü burada önemlidir. Afet yönetimi kriz yönetiminin bir alt dalıdır.  Çünkü, kriz yönetimi, afet yönetimini içine alacak kadar geniş kapsamlıdır.

Afet Sonrası İletişimi Tasarlamalı: Şirketler afet ve sonrasında iletişimin nasıl sağlanacağını detaylandırmalıdır. Kriz iletişim planında müşterilere, ekiplere yer verilmelidir. Müşterileri doğal afetin işletme üzerindeki etkisi hakkında bilgilendirmek için sosyal medya gönderilerinden, e-postalardan veya basın bültenlerinden yararlanılmalıdır. Şirket çalışma saatlerini kısalttıysa veya belirsiz bir süre için kapalı olacaksa, müşterileri gecikmenin iş yapma yöntemini nasıl etkileyebileceği konusunda bilgilendirmeli ve tekrar çalışmaya başladığında haber vermelidir.

MARKALAR İÇİN AFET DÖNEMİNDE SOSYAL MEDYAYI KULLANMAK

İşletmelerin sosyal medyayı özellikle afet ve acil durumlarda dikkatli kullanması gerekmektedir. Çünkü, afet zamanları zor zamanlardır ve zor zamanlar daha çok sorumluluk istemektedir:

• İşletmelerin bir afet üzerine mesaj yayımlamaları gerekiyorsa, bir şey söylemeleri zorunluysa bu mesaj ticarileştirilmemelidir. Depremzedelerin acısından fayda sağlıyor gibi görünmemek önemlidir.
• Şirketler afetleri kendi markalarını duyurmak, PR faaliyeti yapmak için bir fırsata dönüştürmemelidir. Kâr odaklı görünen faaliyetlerden kaçınmalıdır.
• Mevcut iletişim planları askıya alınmalıdır. Gündemden kopuk, odaktan uzak iletişim yapılmamalıdır.
• Planlı reklamlar afetin, krizin ölçeğine bağlı olarak sayıca azaltılmalı ya da tamamen durdurulmalıdır.
• Mesajlar kısa tutulmalıdır.
• Dürüstlük, açıklık ve şefkatle iletişim kurulmalıdır.
• Toplumun duygularını göz önünde bulundurarak, empati kurarak, gündemin dışında kalmayarak iş ve hayata dönüş kapsamında sosyal medya hesaplarından paylaşımlar yapılmalıdır.
• Toplum, işletmelerin yaraların sarılması için taziye ve geçmiş olsun paylaşımlarından daha fazlasını yapıp yapmadığına, yardım ve desteklere bakmaktadır.

Hepimiz yaşadığımız felaketin derin üzüntüsü içindeyiz, kaybettiğimiz vatandaşlarımız için hepimizin başı sağ olsun, yaralılarımızın da en kısa sürede sağlıklarına kavuşmasını diliyorum.